Theo quy định mới đây nhất của UNESCO, một trong những tiêu chí để công nhận một di sản văn hóa phi vật thể là phải được tiến hành kiểm kê, lập danh mục, cập nhật và công bố rộng rãi trên mạng Internet. Thực tế cho thấy, nhiều hệ thống xây dựng danh mục kiểm kê hiện hành và hầu hết các danh mục kiểm kê trước đây không chú trọng tới việc bảo vệ di sản (như được hiểu trong Công ước 2003). Một số hệ thống này được các nhà nghiên cứu thiết kế nhằm đáp ứng những nhu cầu của riêng họ. Hơn nữa, một số danh mục kiểm kê cũ hiện đặc biệt có vấn đề bởi chúng có thể đã được làm ra trong hoàn cảnh thuộc địa hoặc là một phần của những hoạt động xây dựng quốc gia. Cả Điều 11 (b) lẫn Điều 12 của Công ước đều ngụ ý là toàn bộ các di sản văn hóa phi vật thể trong một nước nên được kiểm kê, bởi vì các điều này nói tới di sản văn hóa phi vật thể hiện có trên lãnh thổ của Quốc gia thành viên. Do đó, các danh mục kiểm kê nên có tính toàn diện và đầy đủ nhất có thể được.
Tính đến số lượng lớn di sản phi vật thể sẽ được nhận diện và đưa vào danh mục, có thể cần đặt ra một số ưu tiên. Trong trường hợp này, những di sản được các cộng đồng hoặc những người thực hành chúng công nhận là có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với bản sắc của họ hay đặc biệt đại diện cho di sản văn hóa phi vật thể của họ có thể được kiểm kê đầu tiên. Mục tiêu của việc lập các danh mục kiểm kê như là một biện pháp bảo vệ không nên bị bỏ quên. Do vậy, ở những trường hợp có thể, khả năng duy trì các di sản được kiểm kê nên được trình bày ngắn gọn và những mối đe dọa đối với sự tồn tại của chúng cần được chỉ ra.
Để đạt tới một mức độ nào đó của những di sản tiêu biểu được kiểm kê một cách nhanh nhất có thể được, các Quốc gia có thể bắt đầu việc xây dựng các danh mục kiểm kê bằng việc cung cấp thông tin tương đối ngắn gọn. Một số di sản có thể được chú ý nhiều hơn các di sản khác, nhưng nên giới thiệu từng di sản càng nhiều càng tốt theo cùng một mẫu và có chỉ dẫn thông tin chi tiết ở những nơi khác thay vì gộp cả thông tin này vào trong danh mục kiểm kê.
Các danh mục kiểm kê phải được cập nhật thường xuyên, theo quy định tại Điều 12 của Công ước. Điều này có tầm quan trọng sống còn bởi thực tế là di sản văn hóa phi vật thể không ngừng phát triển và các mối đe dọa đối với khả năng tồn tại của nó có thể xuất hiện rất nhanh. Nhiều danh mục kiểm kê quốc gia đã có những di sản không còn tồn tại trong khi nhiều danh mục khác chứa đựng thông tin về những tập tục đã biến đổi về căn bản. Các Quốc gia thành viên có nghĩa vụ cung cấp theo định kỳ thông tin liên quan đến các danh mục kiểm kê của họ, kể cả thông tin về quá trình cập nhật thường xuyên danh mục này.
Đa số các danh mục kiểm kê sẽ bao gồm một phương thức phân loại di sản văn hóa phi vật thể. Có thể bắt đầu với những hình thức di sản được liệt kê tại Điều 2.2 của Công ước: các truyền thống và biểu đạt truyền khẩu, bao gồm cả ngôn ngữ với vai trò như là một phương tiện truyền tải di sản văn hóa phi vật thể; các nghệ thuật trình diễn; các tập quán xã hội, nghi thức và lễ hội; tri thức và các tập tục liên quan đến thiên nhiên và vũ trụ; và nghề thủ công truyền thống.
Như vậy, việc lập và sắp xếp thông tin trong một danh mục kiểm kê di sản văn hóa phi vật thể hiện chưa được thống nhất và đầy đủ cũng như chưa có hệ thống. Do đó, xây dựng một Phần mềm nhằm cập nhật và công bố Danh mục kiểm kê các di sản văn hóa phi vật thể một cách hệ thống, quy chuẩn và khoa học là việc làm cần thiết đáp ứng đòi hỏi cấp bách hiện nay trong tình hình thực tế.
Tại Việt Nam, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã có những quy định và hướng dẫn rất cụ thể, chi tiết tại Thông tư 04/2010/TT-BVHTTDL về việc Quy định việc kiểm kê di sản văn hóa phi vật thể và lập hồ sơ khoa học di sản văn hóa phi vật thể để đưa vào danh mục di sản văn hóa phi vật thể Quốc gia.
Dựa trên nội dung Thông tư 04/2010/TT-BVHTTDL, Dự án Phần mềm Danh mục kiểm kê di sản văn hóa phi vật thể của Viện Văn hóa Nghệ thuật Quốc gia Việt Nam nhằm xây dựng một hệ thống ứng dụng Công nghệ thông tin phục vụ việc hệ thống hóa, lưu trữ và quản lý toàn bộ danh mục di sản văn hóa phi vật thể trên toàn quốc một cách khoa học, chi tiết mà Viện đã và đang tiến hành nghiên cứu, kiểm kê.
Viện Văn hóa Nghệ thuật Quốc gia Việt Nam
